为什么我的世界总是一团糟

　　日程一改再改，工作一拖再拖，计划总是无法如期完成。到处都能听见有人大喊“忙、忙、忙”，难道真的只是时间不够？检查一下吧，忙碌的我们到底把多少心力花在“重要”的事情上了。

　　屡屡作废的凌晨一点计划

　　自从半年前被提升为项目经理之后，原本只是一名普通翻译的罗杰，强烈地感受到时间远远不够用。

　　不是吗？没完没了的需要参加的会议，一拨儿接一拨儿总在讨价还价的客户，修改之后一定还要再修改的合同，还有每天等着安排和验收工作的下属们。大大小小的事情紧锣密鼓地塞满了罗杰的时间表，几乎容不得他有一丝停下来伸个懒腰的空闲。

　　有时候，他不禁会感叹一声：唉！真怀念以前那种按部就班的好日子，每天只要完成经理当天安排的任务，就可以轻轻松松准时下班，根本不用考虑什么时间安排的事情。哪里像现在，天天两只脚轮番踩着一连串儿的最后期限，累得脖子后边的两块肌肉好像冰冻鸡腿一样僵硬。

　　可是，如果只是抱怨公司给的任务太多，工作太辛苦，罗杰难免还是有点心虚。怎么别人的工作都能有条不紊地进行？说到底，这种慌乱的局面还是和自己拖拖拉拉的毛病脱不掉干系——

　　每天早晨，尽管班车上香甜的回笼觉还没睡够，无奈只能一狠心把自己扔到办公桌前。可是，人到了，心却还没到，迟迟不愿投入工作状态之中。虽然打开了电脑，也知道还有一堆文件等着处理，可漫长的一天刚刚开始，先缓口气也无妨。于是自我安慰地咕哝一句：先上网看看信件吧。

　　十万火急的信件并不是每天都有，但网络上吸引人的链接标题倒是时时更新。于是，清晨的大好时光就在罗杰“咔嗒、咔嗒”的鼠标点击声中偷偷溜走。等到抬起头来，才发现一晃又是十点半了，只好赶紧收拾东西，准备开会吧。

　　即使难得哪天没有需要离开座位的安排，也保不准别人不来干扰你。罗杰不希望被大家看成一个不够热心的人，特别是在这刚刚提升的时刻，所以，一般有谁开口求助，他都不会轻易回绝。结果，白天的时间就总是被各种各样的临时任务砍得七零八落，而那些需要静下心来才能完成的工作，就只能被安排在晚上回家之后。

　　时间久了，罗杰不得不承认他的时间安排可以算得上一团糟。除了像开会、见客户这样被定得死死的事情能够按时参加之外，其他大部分由自己安排的阶段性工作，就总是要拖到最后一秒才能勉勉强强做完。特别是一些需要仔细思考的报告和文件，几乎都是在凌晨一两点红着眼睛拼出来的。每当这种时候，罗杰都会痛下决心：以后一定把工作提前完成，决不再拖到这么晚！可惜等到看见第二天升起的太阳，他又会觉得昨天实在辛苦，不如今天就放松一下吧。

　　不过这一次，罗杰的拖沓终于坏了大事。就在半个月前，公司委派他去新加坡总部公干，需要他自己提前准备好相关手续。他也知道这个机会不能含糊，总是告诫自己忙完了手头的活儿就一定去处理。可惜今天推明天、明天再推明天，两个星期的时间一晃就过去了。今天在电梯里遇见老板，被问起什么时候动身，罗杰硬着头皮挤出一脸微笑，连连回答“快了、快了”，心里却对自己狠狠地说：赶紧向大使馆约签证时间，这一次，真的不能再拖了！

　　好钢怎么忘了放在刀刃上

　　几年前，朱丹和几位朋友合伙开了一间规模不大的公关策划公司，她担任总经理。现在，她又是一个一岁多的孩子的母亲。上级、同事、妻子、母亲，集多重角色于一身的她，最近发现自己实在有点忙不过来，真的需要好好调整一下。

　　虽然公司就位于她所居住的小区，乘电梯三分钟就可以从被窝赶到办公桌前，家里也请了一个手脚麻利的保姆，包揽了绝大部分洗衣做饭、打扫房间之类的事情，但是，儿子的出生还是使她把更多的时间放在了家庭生活上。最典型的，因为不放心保姆调配的婴儿食品，总怕温度、浓度有问题，所以对儿子的吃饭问题就一直没放权，而像药品之类的东西更是不会随便让其他人代劳。

　　与此同时，倾尽心力的公司正在悄悄扩大着业务的规模。朱丹变得越来越忙，同时却又觉得自己越来越力不从心，很多计划到时候总是收不了尾。她感觉自己就像一根被两头扯着的橡皮筋，被工作和家庭向两个相反的方向越扯越细，吃不准哪一天就会“嘣”的一声断成两段。

　　于是，她开始尝试着节省每一秒的时间——能在电话里讲清楚的就不面谈了，能用信件沟通的问题就不开会了。可是，办公司毕竟不是大学生玩社团，市场的竞争也不会随着谁的生活的改变而发生改变。在永远和同行比拼的策划业，提供创意优秀的文案和维持良好的客户关系，哪一项都容不得你懈怠，偷工减料的后果只能是市场反馈不良。

　　在一位前辈的指点之下，朱丹意识到自己的问题是因为好钢没有用在刀刃上。虽然公司接连招收了几名新员工，但她的工作内容却并没有做好相应的调整，还是像从前一样，从上到下，不分大小都还坚持亲力亲为。再加上孩子的出生，她的时间变得像撒了一地的小米粒一样松散，根本没给思考和判断留出不被打扰的时间。

　　认识到问题的这一层，她给自己下了一个新规定——每天先集中精力做好最重要的三件事，其他的，如果没有突发事件一律往后排。她开始有意识地转移工作的重心：主要参加策划创意的讨论和验收，而退出文案的具体制作过程；在处理委托方的事务上多花心思，而供应商的事情则交给专门的人来负责。至于宝贝儿子的吃饭问题，干脆多买了一套用品放在办公室，需要的时候，保姆会将调好的食物取走，不用她专门上楼一回了。

　　另外，她还和大家约定，每天会拿出下班之前的一个小时用来回复员工的各种问题，其他时间的问题请暂时自己想办法解决。总之，所有的改变，都是为了一个目标——保证她在专注工作时不被打扰，可以静心处理自己的事情。

　　一段时间之后，朱丹发现自己的时间真的奇迹般地变得充裕起来。因为不再纠缠于随时发生的各种小事，她的工作效率大大提高，很多时候每周的计划在周四就能大体完成。慢慢地，她又找回了一些属于自己的时间。

　　而且，她还因此总结出一条宝贵的经验——永远不需要担心自己会因此落下什么“大事”，因为如果它真的是一件足够大的事情，自然会主动找上门来。

　　为何我们总是被时间鞭打着脚步

　　生活中，像罗杰那样总是“踩着最后时限”的人并不少见。特别是对于很多刚刚离开学校开始工作的职场新人来说，如何有效地管理自己的时间，是一种需要不断学习和提高的技能。毕竟，企业不会再像学校那样，每个季度都给你制定好一份现成的课程表，只需要老老实实照着去做就万事大吉了。

　　世界级领导力大师约翰·麦克斯韦尔先生（JohnC．Maxwell）在他的《提升你的内在领导力》一书中，详尽分析了许多人在时间管理上的一个通病，即做事没有“优先级”，总是依靠外界的限制来安排自己的时间。而他那句著名的“先做重要的事”，后来也被吸收成为著名的“高效人士的七大习惯”之一。

　　简单地说，我们每时每刻需要花费精力去完成的事情，都可以按照“重要／不重要，紧急／不紧急”两个维度分成四类。通常情况下，重要且紧急的事情，比如遇到火灾时拨打119热线，谁都会毫不犹豫地立刻去做，这类事情我们很少会拖拉。而既不重要也不紧急的事情，包括我们大部分的娱乐休闲活动，由于没有时间限制，随时随地都可做可不做，也不会影响到我们的时间安排。

　　而那么多“大忙人”总是不能如期完成既定的计划，问题的关键就在于他们没能分清事情的轻重缓急，总是在做一些紧急但不重要的事情，却忘了把真正重要的事情置于优先地位。

　　在这里，“紧急”主要是指外界要求我们及时作出反应的事，例如接电话、参加临时会议或者被他人要求帮忙；而“重要”的事情，则是指真正有助于达成我们的目标的事情，是让我们的工作与生活更有意义、更有成就的事情。可惜的是，这些事情通常并不是那么迫不及待——而这点也恰恰是很多人在时间管理上的最大误区。

　　以罗杰为例，他的忙乱并不是由于真的完全没有时间，而是因为他没能给重要却不那么紧急的工作足够的优先地位。

　　一般来说，自主性越高的工作，任务越是相对不那么紧急。罗杰在做翻译时，需要每天在下班之前向经理上交自己一天完成的工作，时间限制很明确，是比较“紧急”的；升职后，工作的周期变长了，要完成的报告和文件并不一定需要当天完成，可能变为以一周或一个月为限，“紧急”的程度下降了，但重要性却上升了。在这种情况下，他还是照搬以前那种按照时间底限去安排工作的方法，结果就是工作时间不断地被各种“紧急的”琐事干扰，不断地拖拉，最终导致该做的事情反而无法按时完成。

　　安排时间别等着时间安排你

　　那么，在这个普遍忙碌的世界里，我们又该如何高效地安排自己的时间呢？集中精力，先做好最重要的三件事，朱丹的经验值得我们借鉴参考。

　　首先，把每个阶段需要完成的任务按照“重要”的程度排出序列。注意，可不是按照“紧急”的程度！既然朱丹的职业角色决定了她的工作重心是拿到更多的订单，维持更多的客户群，那么她就应该有选择性地把一些具体的执行工作放心地交给同事和下属，自己把好验收关就可以了。而罗杰在升职后出现的问题，归根结底也是因为他没有把重点放在新的本职工作上。

　　在《急事的奴隶》一书中，作者查里斯·汉默告诫我们：通常，重要的事情不需要在今天甚或这个星期完成，但急事却非得立刻行动不可。急事的迫切性总让人觉得非常重要，不可耽搁，从而一步步耗损我们的精力。然而，如果从长远来看，这种似是而非的重要性就会逐渐消失得无影无踪，结果就是我们总在怅然感慨太多重要的事情被耽搁在一旁。

　　好了，区分了大小事情的轻重缓急之后，接下来，就是坚持每天、每周、每个月，或者任何你想要做点什么的时候，先动手完成那些重要的事情。这一点至关重要。为了尽量避免被不重要的紧急事件干扰，遇事多问自己一句：“这事情真的非要现在做吗？还有没有更需要关注的事情？”或者“有没有比我更适合做的人？”

　　很多人的经验都证明，有意识地在开始工作之前，评估一下眼下要完成的任务的价值，可以帮助我们减少被所谓的急事牵着鼻子走的几率。其实，罗杰就可以尝试只把重要的信件优先回复，其他的则留在一个固定的时间，比如午饭后容易瞌睡的时间段；当有人请求帮助的时候，如果需要花费较长的时间，不妨和对方另外约一个时间，以保证自己当天的重要工作得到优先完成。

　　当然，时间管理的目标并不是促使我们把每一秒的时间都用来工作，相反，正是为了保证可以享受更多自己的时间，我们才要在排除意外干扰上花费一些精神。所以，在制定计划时，要给自己额外留出一点时间，因为即使你是一个无所不能的超人，现实中还是会有各种各样的意外出现，那些紧急却不重要的事情总会钻出来干扰你的计划。如果你的时间安排得太紧张，就难免要体会计划流产的失败感。放心，适时适地的调整，并不是什么大问题，只要你记得先做重要的事情。