如何控制企业管理中隐性成本

　　，你控制好了吗？

　　企业管理，说得更具体些，就是人、财、物的管理。到了21世纪，随着电脑和网络的普及，随着无纸办公成为潮流，尤其是体制经济向市场经济转轨，企业实体中的人、财、物都有了更广阔的内涵。

　　管理中的刚性成本，如材料、人工、税收、福利等，管理者都看得到。然而，还有一块隐性成本，却往往被管理者忽略掉了，或者早已注意到但缺乏有效的控制方法和手段。事实上，这些看不见的成本，无时无刻不在吞噬着企业的利润。

　　所谓隐性成本，是指我们习以为常中的事务中，蕴藏着的大量的时间元素和信息元素。运用得当，它们是财富，运用不当，就成了负累、成本、支出。

　　下面，笔者将从时间、行为、客户这三个维度来说明何为隐性成本及如何控制隐性成本。

　　一、 时间管理

　　网络普及，令越来越多的事务可以远程协作，网上交流、网上获取订单也越来越普遍。因而，QQ、TM、UC、Email等各类及时通讯通讯工具，以及EXCEL、WORD等办公办件使用也越来越普及。为实现远程办公，近年来，还有了PDA技术，使用户可以随时随地上网查询信息，写备忘录、记事、日程提醒等等。

　　然而，软件众多，带来"方便"的同时，却在无意中造成了大量的重复劳动……各类合同、项目报表、报告、传真像一团找不到线头的乱麻，让人疲惫不堪。

　　举个例子，一家城市画报社负责发行事务的刘小姐，每到杂志发行的日子，便分外忙碌--她需要找编辑拿当期杂志作者们的通讯地址（而编辑们又得从邮箱里寻找作者发来的通讯方式）、来信和QQ群里订刊的、要统计各个销售网点的派送数量以及广告商所需要的数量……为了精确统计及方便操作，这些数据先是按类别被分成数个不同的文件，到时又集中在一起交付给具体派发的人员……随着发行量的上升，数据越来越庞杂，刘小姐便越来越头痛--不说同一个数据，有可能重复出现在不同的文件中，仅仅是每个月把数据从这个文件倒到那个文件，就够麻烦的了……

　　某图文公司的陈经理，同样面临着类似的的烦恼，他说："自从当上主管，我就陷入了各类数据之中，有时还会因为报表耽误了和客户的会谈。为了提高效率，也用了一些软件，比如PDA、EXEEL，可越用，越觉得疲惫，工作效率也没能提上来。"

　　造成重复劳动，耽误时间最根本的原因，是信息缺乏的关联性。常用的数据管理软件一大堆，用于和客户的沟通的软件也不少，然而多个渠道得来的信息，不能汇集到一个统一的平台，而是"各自为政"、"互不干扰"，这些软件中蕴含的信息，如同散落一地的珠子，每天，你都得亲自把这些珠子分类归纳整理，放到合适的位置，不时还得根据需要把它们挪挪位置，重新串一串，能不累吗？能不浪费时间吗？

　　好在，办法总比问题多。最后，他们找到了融合了统一通信和CRM功能的风语者。风语者以强大的通信手段，架构新一代的智能通信平台，集成了语音、数据、多媒体等多种功能，可以通过传统电话、IP电话、传真、手机、3G手机、PC、掌上电脑、Outlook、PDA等通信设备中的任何一种接收，在有线、无线、互联网之间构起一个信息互联通道，实现任何时间、任何地点的沟通和交流。简单的说，风语者能实现企业前后台、各类软件之间的无缝对接，自动同步、一键调用。这样，再也不用把同一个数据，从A软件，倒入到B软件了，省却了重复录入的烦恼，节省了大量时间。

　　二、行动管理

　　许多企业都采取了IM、QQ、UC等各类及时通讯软件和客户沟通。实现了远程办公的同时，也产生了弊端--员工"以私碍公"，以谈业务之名闲聊时为发生。

　　手下的业务员出去跑业务，往往一出去就是一整天，回来后，却说不清去拜访过哪些客户，每个客户花了多长时间。那么，这一天的工作的时间里，他有多少时间是在全心全意的工作呢？

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　　诸如此类的场景，相信百分之八十的企业经理人都不陌生。在上班时间"争分夺秒"地做私活，浪费时间，表面上看来，只是工作效率有所降低，影响不大，但深度挖掘后，就会发现这是一笔高昂的隐性成本。

　　譬如，一个月薪8000元的员工，按每天8小时工作时间算，每小时薪水约为45元。

　　假如他每天在IM聊天、网上购物、娱乐信息浏览、打私人电话上花费2小时，每年将给企业造成近24000元的损失，假如企业有员工100人，那么一年的损失将高达240万元。

　　一个人浪费的时间或许不可怕，但十个、百个，甚至上千人呢？就像那个著名的下棋赢米粒的故事所揭示的那样，在企业管理中，1+1的效应是远远大于2的。

　　时间是面双刃剑，既能带来"支出"，同样也能带来"收入"--

　　在某个中大型服务中心，每个坐席在接电话之前都会有电话振铃，管理人员发现目前的平均振铃时长是4秒，也就是2次振铃后接起电话，现在管理人员要求坐席加快接电话的速度，在2次振铃完之前接起电话， "平均振铃时长"降低为3.2秒，那么节省的时间是0.8秒，这个呼叫中心每天接电话的数量为3万通，那么节约的时间就是6.67小时。这相当于雇佣一个全职坐席的工作一天的时间，也就是节省了一个人的成本。省钱等于赚钱。从这个角度而言，这何尝不是时间管理带来的财富呢？

　　同样的8小时，有人可以完成八件工作，有人却能完成10件，甚至更多的工作，原因无非是对时间善加利用，深度挖掘了时间资源而已。

　　风语者的全方位的时间管理功能，可以通过对任务的轻重缓急进行标记，帮助使用者克服拖沓、主次不分、顾此失彼等浪费时间的不良习惯，提升员工的执行力。对管理者而言，员工的日程安排及执行情况录入后，在系统中一目了然，管理者可以实现随时查看，根据执行情况及时做出调整，避免员工行为出现偏差。在这个过程中，因为信息不需要被重新编辑加工，只要简单操作即可传达给相关的决策人、执行人，最大限度地避免沟通过程中出现误差所产生的时间成本。