数电发票已经在全国范围内受票试点，然而还是有很多小伙伴搞不清楚到底应该保存哪种格式入账，赶紧一起来看看吧！
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数电发票有哪几种格式？
就目前政策来看，数电发票共有3种格式：OFD、PDF、XML。
一、 PDF
PDF文件是我们最常收到的格式。事实上，PDF是给纳税人员的预览，纳税人可以打印PDF文件，以纸质打印件作为报销入账的凭证，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持对发票监章和电子签名有效性的查验。
二、 OFD
OFD是报销入账归档的电子凭证，并且，其样式跟PDF没有区别。而两者最大的区别在于，OFD能在“增值税电子发票板式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名的有效性。
电子发票板式文件阅读器下载地址：
http://qingdao.chinatax.gov.cn/bsfw2019/xzzx/rjxz/201911/t20191118_51547.html
三、 XML
XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代码，记录发票的全部元数据，其样式 如下：
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三种样式如何选择？
5月17日，财政部会计司公布了电子凭证会计数据标准的通知，其中，明确了数电票报销归档的保存方式：
通知重点：
接收方取得数电票报销入账归档的，
第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。
第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。
给大家总结如下：
1、接收方接收完数电票后，无需打印，直接以XML文件进行报销入账归档即可。
2、接收方如果确实需要打印数电票的，除了要保存纸质版发票外，还要保存XML格式电子文件。
因此，财务人员注意了：数电票接收以后，无论打不打印， 都要保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件！
除了数电票以外，财政部还发布了其余发票（如铁路电子客票等）的电子凭证的数据标准，大家可通过财政部官网下载。
建议财务人打印出来，随时学习！
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如何保存数电票XML格式电子文件？
下面顾姐以深圳市为例，登录“深圳市电子税务局”，进入“税务数字账户模块”，通过筛选，可以查询接收通过电子发票服务平台开具的发票。（各个地区的具体操作方式可能有差异，具体以当地的要求操作为准）
此外，也可取得销售方以电子邮件、二维码等方式交付的全电发票。
进入后，选择含有数字签名的XML格式的数电票导出即可。
下载以后到批量导入导出进度查询，查询进度，处理完成后，下载即可。
下载以后是一个压缩文件，保存这个压缩文件即可。可以根据实际管理需要按月进行保存。
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数电票如何进行正确的
报销、入账和归档？
最近，国家税务总局、国家档案局、财政部、商务部四部门联合印发了《电子发票全流程电子化管理指南》，对电子发票开具、接收、报销、入账、归档相关管理要点进行了梳理，以供各单位参考！其中关于数电票的部分重点，整理如下：
一、数电票开具方式
1. 开具数电票， 不再需要领取税控专用设备；
2. 通过“赋码制”取消特定发票号段申领，发票信息生成后，系统自动分配唯一的发票号码；
3. 通过“授信制”自动赋予开具金额总额度，实现开票“零前置”
4. 试点纳税人通过实名验证后，无需使用税控专用设备，无需办理发票票种核定，无需领用发票，使用电子发票服务平台即可直接开票。
二、数电票交付方式
1. 可通过电子发票服务平台税务数字账户自动交付；
2. 也可通过电子邮件、二维码等方式自行交付；
3. 交付样式（XML格式或PDF、OFD版式文件格式）可根据需要由交付方自行选择；
4. 销售方开具发票后，系统默认将数电票文件及数据自动交付至购买方的税务数字账户，购买方可在税务数字账户中下载所需要的数电票文件。
三、数电票命名
纳税人下载数电票时，应对数电票文件规范命名，便于后续处理。例如：以“dzfp_数电票号码_下载时间”命名。
四、数电票票面内容自查
受票方接收数电票后，应检查数电票开具内容是否与实际经济业务相符合。如发现相关内容有误，应及时联系开具方重新开具发票。
票面内容与经济业务相符性自查，例如检查但不限于数电票的项目名称、特定业务信息、发票标签、业务要素等。
五、数电票报销方式
1. 已建设业务系统和报销系统的单位：数电票的归集、登记、验真、审批等可通过在线方式完成。
2. 线下报销方式：对于没有应用报销系统，或是报销系统尚不具备报销审批功能的单位，数电票的报销审批、归集、登记等流程一般通过纸质报销单采用线下方式进行。
1）数电票通过通讯软件传输，先由报销人提交审批人完成审批流程，再由会计人员在报销时完成数电票的查重、登记。
2）其中，数电票报销线下审批时，可选择打印输出纸质件方式或不打印输出纸质件方式。
❖ 打印输出纸质件方式：报销人将数电票打印输出纸质件后，将其与填写好的报销单、其他原始凭证等一起通过线下方式进行报销审批，同时将收票人收到的数电票电子文件原件通过电子邮箱等通信软件传输至报销审批人，再传输至会计人员。
❖ 不打印输出纸质件方式：即报销人不打印数电票输出纸质件，而是直接填写纸质报销单，报销审批人仅审核纸质报销单。数电票的电子文件原件通过电子邮箱等通信软件从收票人传输至报销审批人，再传输至会计人员。
六、数电票登记
数电票保管人员或负责报销的会计人员，应建立数电票归集文件夹，文件夹以“年份+月份”命名，妥善保管集中归集的数电票，并建立接收的数电票台账。
七、数电票用途确认
试点纳税人取得数电票用于申报抵扣增值税进项税额或申请出口退税、代办退税的，应当登录电子发票服务平台税务数字账户，进行抵扣勾选、退税勾选或代办退税勾选的用途确认。
受票方也可进行不抵扣勾选的用途确认操作。
八、数电票入账
1. 在线入账：
1）应用会计核算系统的单位，可通过报销系统或线下审批单获取凭证数据，通过会计核算系统进行在线记账。
2）未应用报销系统但已应用会计核算系统的单位，需将线下审批单数据手工录入会计核算系统，记入相应科目和借贷方向，完成记账。
注意：会计人员完成数电票入账后，应及时更新数电票台账，在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记（数电票试点纳税人可通过电子发票服务平台税务数字账户标记发票入账标识）。
2. 线下入账：
未应用会计核算系统的单位可以以数电票的纸质打印件作为入账依据，入账方法与纸质发票入账方法相同，但必须同时保存该纸质打印件的电子发票原件。
注意：会计人员完成数电票入账后，应及时更新数电票台账，在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记。入账后，税务机关相关用票平台未纳税人提供入账标识服务，可对已入账的数电票做对应标记，防止重复报账。
九、数电票收集、整理、归档（在线版）
第一步，电子会计凭证收集
会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证（如记账凭证、含数电票的原始凭证）及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。
第二步，电子会计凭证整理
收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。
分类：推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法，并划定“门类号”为会计类（KU）、“形式”为凭证（PZ）、保管期限为30年；
组件：按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件，电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件；件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列；
组卷：按适当的时间周期对已组件的电子会计凭证进行组卷，卷内按记账凭证号先后顺序排列；案卷按卷号先后顺序排列。实行凭证分类管理的单位，可按类型结合时间进行组卷，一般同类型的电子会计凭证组成一卷；
编号：推荐采用全宗号-门类号（KU）-形式（PZ）-年度-案卷号-件号（卷内序号）的结构编制档号，案卷号和件号可由4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用0补足。
第三步，电子会计凭证归档
经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。
注意：电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。
十、数电票收集、整理、归档（线下版）
采用线下方式报销入账的单位，记账凭证、原始凭证及数电票的打印件等一般采用纸质方式收集、整理、归档，数电票应按以下方法进行收集、整理、归档：
第一步，建立文件夹
根据纸质载体会计凭证卷（册）情况，在磁盘、U盘等存储载体上建立相应文件夹。一般一个月为一卷（册）建立一个文件夹；
第二步，拷贝数电票
将数电票按其关联的记账凭证所属卷（册）拷贝至相应文件夹；
第三步，填写相关信息
将相应纸质载体会计凭证的档号、保管期限等信息填入报销入账过程中形成的电子发票台账中；
第四步，编写说明文件
将数电票的 会计期间、数量、移交人、其他需要说明的情况（如非通用格式文件说明）等编制成TXT文件；
例如：2020年1-12月数电票，共555件，张三移交，并按照以下所示结构图存储于数电票文件夹中。
第五步，移交档案
将电子会计档案登记表及其纸质文件、数电票、说明文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案人员。
本文由税务师顾姐原创整理发布，素材来源：税务师顾姐、国家税务总局、财政部、中税网、财税刘三哥、国家档案局 等网络资讯。内容仅供读者学习、交流之目的。如有不妥，请联系删除。
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