格式、内容是否准确无误，关系发文部门的整体形象，影响起草者在领导心中的印象。为此，小编整理了在格式和内容方面经常出现错误的一些实例，与大家共勉。
一、易错的文号使用：
印发时，年份外的符号应该用六角括号〔 〕（在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用方括号[ ]或方头括号【 】。如：
河教语[2018]5号（不规范）
河教语【2018】5号（不规范）
河教语〔2018〕5号（规范）
二、易错的格式编排：
一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
1.份号：顶格标注在版心左上角第一行。一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000017” 。
2.密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。
3.紧急程度：用3号黑体，标注于首页左上角，密级下放。
4.签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。
5.发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。上边缘至版心上边缘35mm，红色小标宋体字。联合行文时，以联署发文机关名称为准上下居中排布，文件两字在其右侧。
6.标题。易出现大标题字体错误或加粗的现象。应为“二号小标宋”，一般用“二号方正小标宋简体”代替，不加粗。
7.全文行距。易出现行距不对，尤其是大标题行距过大的现象。大标题及正文行间距应均为固定值28磅，且段前、段后应设置为0。
8.页面边距。易出现边距随意设置的现象。页边距应为：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
9.正文字体。易出现全文为黑体、宋体等字体的现象。正文字体应均为“三号仿宋”（除文中标题外），不加粗，一般用“三号仿宋GB_2312”代替，不能用其他字体。
10.两端对齐。易出现右端或左端不齐的现象。正文应设置为两端对齐。
11.左空两字。易出现自然段前左空一字、一个多字、多于两个字等现象。每个自然段前应空两个字符。
12.文种使用错误 15种种类，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要；不可自造文种。
例：《关于第一次保密普查工作的总结》；“总结”不是文种，不能单独成文，应为《关于上报第一次保密普查工作总结的报告》
三、易错的序号使用：
一般情况下，第一层为“一、二、三”
第二层为“(一)(二)(三)”
第三层为“1.2.3.”
第四层为“(1)(2)(3)”。
如果层次还多，可根据文章的分量，或者在上述层次序号之前适当选用“第一编”“第一章”“第一节”“第一部分”等，或者在上述序号之后适当增设“A.”“a.”“(a)”。
四、易错的单位符号：
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