这次见面会的地点在休斯敦市中心的两棵树旅馆(Double Tree
Hotel),这也是这次摄影节的指挥中心,绝大多数评议员、摄影师都住在这里,除展览之外的绝大多数活动也都在这里举行。每天参加面谈的评议员都集中在旅馆中一个大厅中,每一个桌子,上有号码,摄影师根据每天早上领到的面谈安排表格,按时段进入。根据记者的观察,绝大多数摄影师的资料(portfolio)准备得都相当充分,基本上都是精心放大或打印的照片,从放置照片的盒子、画筒,到制作的CD都非常专业和到位。面谈大厅之外,不少等候面谈的摄影师,还有一些没有能够参加面谈的摄影师干脆在等候厅的小桌子上,甚至在地板上,打开自己的照片盒;无论是对其他摄影师、还是中间休息出来的评议员,还是像记者这样临时的访客,只要有兴趣,摄影师都会非常乐意展示自己的照片,讲述自己的拍摄意图。
每次摄影节的见面会之后,FotoFest会请十位评议员分别推荐一个摄影师的作品,参加下一届双年展上一个名为《见面会的发现》(Discoveries of
Meeting Place)。对于以推出新人为特点的休斯敦摄影节来说
,对这个展览相当重视,这次展览开幕的当天,鲍德温夫妇都发表讲话,逐一介绍摄影师,摄影师发表讲话时也显得相当激动。