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“问题票”制度

  “问题票”制度

  将5S管理工作中存在的“问题”寻找和挖掘出来,并加以明确,用文字或图表的形式清晰准确地表述,确定整改责任人,规定整改时间,明确工作目标,并跟踪、检查、督促,直至问题最终获得解决。

  ■ 文/冯上涛

  在5S(整理、整顿、清扫、清洁、素养)管理工作中,我们不仅实行先进事迹和闪光点的讲评制度,而且在此基础上同时推出“问题票”制度,二者结合使班组自主管理意识和能力迅速增强,整体管理水平得以迅速提升,5S管理获得了发展和巩固,产生了令人惊叹的成效。

  所谓“问题票”制度,就是将5S管理工作中存在的“问题”寻找和挖掘出来,并加以明确,用文字或图表的形式清晰准确地表述,确定整改责任人,规定整改时间,明确工作目标,并跟踪、检查、督促,直至问题最终获得解决。

  “问题票”制度的三个层次

  在推行5S管理“问题票”过程中,我们分三个层次进行:

  1.主管寻找“问题票”

  由5S的主管领导、5S推广员、5S办公室成员,根据平时工作检查以及不同方向和层面反映出来的情况,分析综合后明确出若干条问题,提出解决办法和解决途径,形成“问题票”,分发下去。单个班组能独立解决的,“问题票”按工作流程直接下发到该班组;需要两个或两个以上班组联合解决的,车间明确各个团队的责任,由5S管理办公室协调解决。如:水力站露天的阀门井问题经5S办公室作为“问题票”下发给维修工段,一周后就盖上了可以移动的绿色盖板,既安全又美观。

  2.班组和员工自主寻找“问题票”

  即班组和员工个人根据车间的工作目标和要求,通过学习、观察、对比、自查,主动寻找“问题票”,上报到车间。班组能自主解决的,消除“问题票”后,逐项向车间申报成果;需要车间协调、其它班组配合解决的,由车间下发“问题票”,统一组织相关单位和人员在规定的时间内,将“问题票”逐项消除。车间定期总结评比班组和员工发现和消除“问题票”的成果,对“问题票”的提出人和消除“问题票”的实施人酌情给予一定的物质鼓励。如:电力工段将各分变电站的钥匙归类整理,制作成若干个铝质钥匙环,刻上标签,挂成一排,既整齐美观,又取用方便快捷。

  3.车间交叉检查、联合寻找“问题票”

  由车间领导带队,每周定期组织不同专业的技术人员、不同班组的管理人员组成联合检查组,交叉检查。由于不同专业、不同班组的视角、观念、技能的新颖性和差异性,使得“问题票”的提出更加宽广、深入,“问题票”的盲点也越来越少,班组长和班组成员的压力和动力明显提升,参与检查的管理人员、技术人员自主寻找本班组“问题票”的能力也显著增强。如:原来空压站油水分离器喷出的油洒在周围地面的黄沙上,每隔一段时间就要清除油污的旧沙,铺上干净的新沙,循环往复。经联合检查组的提议、讨论,制定了设计带环行流水槽的水泥地面、每隔一段时间用水冲洗一次的方案。实施后,原来不堪亮相的场面变得焕然一新。

  涉及公司有关部门工作的“问题票”,车间要形成报告或政务信息上报,积极协调,尽快疏通解决。如:制冷站高压变电柜维修通道被某机加车间金属垃圾箱堵塞,车间协调未果,后以政务信息上报,公司几个部门协调疏通,现在得以彻底解决。工作有难度、条件暂时不具备或者需要时效较长的“问题票”,要及时向提出者和相关班组和人员做好解释或信息反馈工作,保证“问题票”制度的信誉。

  “问题票”制度的四个阶段

  推行“问题票”制度,有四个阶段的工作要做:

  1.观念的认同和氛围的形成

  “问题票”制度推行初始阶段,员工可能会对找“问题”这样的字眼感觉不适,个别人甚至会有逆反心理。因此,起初的宣传动员火苗不能过旺,推行时要循序渐进,掌握好问题的尺度和工作的力度,但是不能削减宣传动员的广度,要让所有相关人员都知晓“问题票”制度将要长期广泛地实施。要通过合适的方式,把减少问题、消除问题、问题归零变成大家认同的工作目标,通过不同层次的会议、管理看板、内部报刊逐渐转变大家的观念,推行的力度逐步加大。我们曾把检查中的“问题票”用数码相机拍摄下来,归类整理制作成幻灯片,召开专题会议,共同讨论是何类别的问题、努力方向、如何整改,感化教育的效果深刻而又明显。

  2.责任的明晰和阶段性重点工作的明确

  合理明晰的责任区划分是首当其冲的基础工作,责任不能含糊,应尽量避免责任共担,不能完全分开的责任,必须让各个班组按照岗位职责进一步细分,而且要有具体的工作流程作为参照。如:原来车间3个工段合用一个洗手池和拖把架,各个工段工房地面拖得干干净净,但洗手池无人清洗,茶叶经常堵塞下水管,常常有几个拖把搁在水池内无人清洗悬挂,车间多次抽检督促,但3个单位总是推诿扯皮,且互相埋怨的情绪很重。后将水池清洗责任划分给清洁工,拆除合用的拖把架,3个工段在各自的工房内建立拖把架,问题就迎刃而解。

  阶段性重点工作,是车间对班组工作努力方向的指引。如办公用品和生产工具的定置管理、清理多余物、清除卫生死角、空调的使用管理、旧墙和设备的刷新、茶具和保洁用品的统一、库房管理、电脑的摆放和使用要求、设备巡查点检的规范、文明施工、统一座椅和点检文件夹,等等。阶段性重点工作的部署,有利于渲染氛围和统一行动,也有利于车间集中力量解决某一阶段的突出问题。

  3.相关人员方向感和成就感的培养

  树立员工发现和消除问题就是工作成果、工作业绩的理念,是推行“问题票”制度必不可少的重要工作内容。对发现和消除“问题票”的员工要给予及时的奖励,并张榜公布宣传。开展5S管理改善改进立功竞赛活动,设立最佳综合管理奖、最佳进步奖和5S管理改善创新项目奖,有助于激发班组和员工的竞争精神和工作热情。同时,我们将这些“问题票”的改善改进创新成果,以图片、文字和表格的形式公布出来并进行巡展,在效果明显的班组召开现场会,把问题的消除、缺陷的改进变成“闪光点”,使得相关人员的方向感和成就感倍增。

  4.“问题票”制度应用领域的拓展

  “问题票”制度适用于企业管理的方方面面,我们把它实践于5S管理中,仅仅只是一个切入点。在5S管理中实施“问题票”制度让企业尝到了甜头,获得了一定的氛围和经验。在此基础上,我们又将其推广至车间的全面管理,遍及质量、成本、安全、设备、技术、施工、维修、分配、团队和文化建设等各个方面,同样取得了明显的效果。相信将其提升至更高层次的公司管理,也会是一种不错的管理途径和方法。

  作者单位 昌飞集团公司动力车间

  编辑 王 黎

(责任编辑:陈天晗)

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