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让会议变得和谐

  让会议变得和谐

  会议管理成功实施还不到一年,兴华公司内部对会议体系就产生了异议,有人说:“会议管理的成果没有真正落到实处。”甚至有人说:“会议管理只是鸡肋而已。”究竟是哪里出了问题呢?

  ■ 文/吕海燕

  随着市场竞争愈演愈烈,兴华公司所在的消费品行业利润空间也越来越小,当竞争对手都忙于靠降低成本和产品多元化来抢夺市场的时候,兴华公司打出了“质量+管理取胜”的品牌宣言,逐步在业界树立了良好的口碑,市场份额和利润总额也逐年稳步提升。

  公司规模大了,业务走上正轨了,老总们以为可以稍微歇口气了,但是事实并非如此。公司大大小小的事情都等着老总们去开会决策,经常需要一天赶个四五场,疲于奔命。公司中层和基层也是苦不堪言。中层经理们每天不是听别人汇报,就是自己汇报,大部分时间都呆在会议室,经常因为开会而耽误处理日常事务。会议需要有上会材料,基层骨干们绞尽脑汁帮上司准备汇报PPT,体累脑累。

  当会议的矛盾积累到一定程度,终于有人提出,把会议好好梳理一下吧!于是,在前年夏天,兴华公司成立了包括4名组员在内的会议管理项目组,还聘请了2名外部的会议管理专家,希望借助咨询的方法论和工具对兴华公司的会议进行梳理。他们利用2个月对兴华公司的会议进行了分类分级,搭建了会议体系;针对每一种类型的会议,通过会议模板把会议的时间、参会人(分为可选、必选)、决策人、组织人、支持人、上会材料、主要议题、决策类型等会议关键要素都固化下来,提升了单个会议的效率,除此之外,为了让这个 “会议体系”能够更有保障,还建立了会议管理的制度和组织。

  会议管理在兴华公司激起了不小的波澜,项目还没结束,成果就开始推广运用了。上到高层领导,下到操作人员,无人不对会议管理的成果津津乐道。

  当会议体系不再“和谐”

  然而,会议管理成功实施还不到一年,兴华公司内部对会议体系就产生了异议,有人说:“会议管理的成果没有真正落到实处。”也有人说:“最有用的还是网上订会议室和会议看板,其他东西我们这些普通员工根本用不着。”还有人抱怨:“对会议进行了管理,可我还是淹没在会议的海洋里,会议日程总是满的。”甚至有人说:“会议管理只是鸡肋而已。”

  面对这些不和谐的声音, 兴华公司“会议体系改进别动队”出动了,别动队的队员正是两年前会议管理项目的成员。会议管理真的无用吗?他们绝不相信。会议管理不是新名词,很多国外著名企业(如三星、吉百利等)已经通过多年的实践论证了会议管理的优越性和可实施性,在国内也不乏会议管理成功实施的案例。那究竟是什么原因导致兴华公司会议管理出现了问题呢?

  为和谐会议体系“正名”

  “会议体系改进别动队”在全公司范围内,针对目前会议管理存在的问题进行了无记名投票并进行统计,得出了调研数据(见表)。

  公司共有600名员工,基本全部进行了投票。为了剔除个别意见带来的误差,别动队队员针对得票数最多的八大问题进行了分析。这8个问题的比例累加占全部问题比例的72.83%,基本可以代表大众的观点。针对这8个问题,别动队进行了如下分析:

  问题一、参会人数太多

  问题挖掘:与会议议题有关无关的人都叫上,导致决策效率低下,会议时间延长。原本在两年前的会议管理项目中,为了解决这个问题,在会议体系中已经设定了“可选参会人”和“必选参会人”的选择权限,“可选参会人”没有要求强制参会。但是在兴华公司,因为某些领导和员工的习惯,只要开会就全部都算上,认为既然通知到了就一定得去,不然就是不给领导面子,全然不管“可选”还是“必选”。

  解决办法:“可选参会人”和“必选参会人”的设计思路非常好,可以让员工有选择是否参会的余地,但是对于不同的企业,企业文化各有不同,此方法还需灵活运用。以兴华公司为例就行不通。因此,顾问建议取消“可选参会人”一项,只通知那些对决策起到关键作用的人,即“必选参会人”参加。考虑到此举一开始可能会难以实施,可以设定一个过渡期,在此期间会议的主持人可以要求每一个参会人(除了决策者)必须准备上会材料,某些“可选参会人”考虑到准备材料的难度,就会慢慢不去“旁听”会议。等过渡期之后,再逐渐取消“可选参会人”。

  问题二、会议依旧没有决议

  问题挖掘:由于兴华公司的高层总是很忙,总是被很多事务耽误而导致无法按时出席应该出席的会议,于是,就让其他人(助理等)代替其出席会议。此举看似合乎情理,实际上却是耗时耗力。因为其他人虽然能代替领导参会,却无法代替领导决策。

  解决办法:这个问题并非会议体系设计的问题,归根到底是单个会议执行的问题。对于每一类的项目都设计模板,严格规定了会前、会中、会后的一些会议相关因素,如参会人、决策者、会议时间、议题等。理想状态下,如果决策者不能出席,应该取消这个会议,但是现实中很难做到这点。针对兴华公司“一会多议题”的现状,可以设计折衷方案:会议开始之后,由会议主持人把那些“无决策者的议题”从当次会议的议题中删除,同时分配给该议题的时间也一并归零。主持人引导参会者把主要精力和时间放在那些“有决策者的议题”上。对于那些“无决策者的议题”,由会议的组织者重新安排日程,协调相关必选参会人参加。

  问题三、领导决策没有依据

  问题挖掘:通过调查发现,因为会议模板上只列明了会议准备材料的名称,但是不同的人对于同一个名称的理解是不同的,比如说《XX建议书》,有些人用的是word文本,有些人用的是针对word文本重新起草的PPT。

  解决办法:规定汇报的名称只是第一步,更重要的是规定汇报的内容。“会议体系改进别动队”收集了各种版本的上会材料,并通过与各个部门的几轮讨论,终于把会议准备资料的模板确定下来。但是领导还是不满意,认为“会议资料数量多,真正有用的不多,我需要知道XX会议要看哪几个数据。”这不是单纯的“和谐会议体系”就能解决的,还需要有“和谐报表体系”。于是,别动队决定在今年之内启动经营报表分析项目。

  问题四、会议时间难以协调

  问题挖掘:这个问题在企业中层人员中反应特别强烈。当初在梳理会议体系时,根据会议的时间节拍和重要程度,把会议分为公司会、部门会和项目会三大类,这三类会议的节拍和触发条件各有不同,很难用统一的逻辑把它们串联到一起。对于企业的高层,往往只关注公司会和重要节点的项目会议,因此时间比较容易协调。但是对于企业的中层,这三类会议都需要参加,容易导致时间上的冲突。

  解决办法:之所以造成这种现象,实际上是由于很多人还没有领悟到和谐会议体系的精髓。会议体系若想和谐,必须综合考虑多类会议、多类人群的需求,把这些因素反映到一张“会议地图”上,而公司将这些因素割裂开,只根据某种类型的会议设计了会议地图,当然不能起到“和谐”的作用。除此以外,“和谐”并不代表会议的优先级“一成不变”,而是应该“动态的调整以适应”。可以为各类会议设置一个“动态优先级”(非固定优先级,每月变动一次,通过为会议类型、事件紧迫程度、决策截至时间等要素分别设置权重,最后将其进行排列组合得出一个数字,即为该会议该月的动态优先级),如果发生时间冲突,优先参加“动态优先级”高的会议。

  问题五、会议纪要很少有人看

  问题挖掘:这个问题实际上说明了会议纪要并不能有效支持会议决议的跟进。会议纪要的模板中包含“会议决议”、“会议决议执行人”、“会议决议跟踪人”等信息,但是会议纪要并非一个正式的文件,往往在会后不久就被遗忘在参会者的收件箱里面了,至于会议的决议到底跟进如何,无人得知也无处记录。

  解决办法:“和谐会议体系”的模板表单主要是为了固化会议程序,而并非是用来管理人的操作。对于某些重要会议,还需要增加一个正式的记录会议决议的文件模板,从制度层面体现会议决议的严肃性,通过下发正式文件,提升参会者对会议决议重要性的认知,从思想层面促进会议决议的跟进。另外,从方便使用者的角度来说,很难从会议纪要的标题上看出会议的决议(会议纪要的命名一般为XXXX会议纪要_2008x月x日),如果时隔多月再想跟踪这个会议的决议,通常已经记不清这个会议的具体时间了,只能把一个个会议纪要分别打开进行核对,非常耗时,有了正式的文件在查找时就方便很多。

  问题六、会上的决议过不久就忘了

  问题挖掘:会开好了,领导也决策了。但是决议却没有落实下去,这可能有两个原因,一是没有人对这个决议的落实效果负责,二是决议不具备操作性,甚至根本不能称之为“决议”。打个比方,去年的利润低于预期,大家开会讨论,最后达成一致:成本和费用超标导致利润降低。老板说:“今年你们要注意,不该花的钱别花。”这算是一个决议么?看上去似乎是的。但是,这个决议不具备操作性,因为没有指定决议的负责部门。可能有人认为应该财务部去控制,但是成本和费用的超标和每个部门都有关系,财务部看到的是已发生数,要控制也已经是事后控制了。还有人认为应该用预算去控制,但是该公司的预算没有与绩效直接挂钩,因此也没有人真正对预算的完成率负责。

  解决办法:建议每个会议都要形成决议,每项决议都要有人去落实和跟踪。但是,前提是决议必须具备操作性。另外,必须严格指定会议决议的负责人,使会议的决议真正地落实。

  问题七、很多会议室空着,但是网上却显示订满了

  问题挖掘:这归根结底是对会议文化理解的偏差导致。“和谐会议体系”鼓励开高效会议,提前进行会议准备(包括预定会议室),某些员工在订会议室的时候发现会议室已满,下次就提前更多时间进行预定,更有甚者在1月份就把半年的会议室都先占好,殊不知这样的行为已经损害了其他人的利益,违反了“和谐”的初衷。

  解决办法:首先是通过IT手段来解决,在会议系统中设置“最多提前预定期”,未到预定期的会议室必须等到以后才能预定。另一方面,加强会议文化宣传,在企业里真正营造一种“和谐”的氛围才是治本之药。

  问题八、会议看板信息不准

  问题挖掘:这涉及到看板信息及时更新的问题。会议看板应和会议预定系统接口,员工修改过会议室预定信息之后,会议看板能够立即更新信息。

  解决办法:主要通过IT手段来解决。

  “会议体系改进别动队”提出了解决方案,又经历了3个月的“过渡期”推广执行。其项目成果是值得骄傲的,项目过程更是值得回味的。对于别动队队员而言,最大的收获就是对会议体系进行了反思,从两年前的“生搬硬套”到现在的“灵活运用”,用实践走出了一条“兴华会议管理”之路。会议管理没有句号,惟有不断检讨和改进才能使会议体系持续“和谐”。

  作者单位 上海交通大学安泰经济与管理学院

  本栏目编辑 王黎

(责任编辑:陈天晗)

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