EPS：建立安全采购通道

　　三聚氰胺事件敲响了食品安全通路的警钟。面对庞大分散的外部供应商体系，快速扩张的中国食品企业如果不能对日常采购活动进行有效监控，就无法防范可能出现的安全风险。问题是，不断持续上涨的原材料和人工成本正在压缩厂商的利润空间。

　　■ 文／田 新

　　在关注中国乳业“三聚氰胺事件”进展的同时，业界也在竞相讨论如何建立一个严密的食品工业安全管理体系，让悲剧不再重演。即使今天把“三聚氰胺”加入原料奶收购的检测标准中，明年是否还会出现“四聚氰胺”？乳品加工企业面对分散在各地的千千万万个奶站，如何保证每时每刻收购的原料奶都是安全卫生的？怎样才能建立一条安全的“无毒奶路”？

　　针对处于风口浪尖的乳品行业，或者同样面临食品原料安全风险的餐饮行业，需要一套行之有效的操作性建议，使得企业可以在现有行业结构和资源能力的基础上，建立严密的原材料采购体系，解决分散状态下众多奶站的日常采购检测信息的收集、整理、查询、回溯等问题,保证原材料安全和日常监管。

　　传统采购模式的难题

　　国内目前并没有看到一种成熟的监管策略，能够有效监控分散的采购行为，更谈不上根据总部的标准及时更新了。而且，传统采购模式本身存在一些管理漏洞，具体表现在：

　　1．失控的本地采购：如何同时兼顾集团采购和本地采购？

　　所有原材料都通过总部集中采购是一种理想状态，实际上总有一些物品只能通过本地采购。一则某些生鲜原材料保鲜期太短，二则全部中央配送的成本实在太高，三则总部采购部工作量巨大。另外，对于一些加盟店面，总部控制力弱，加盟商话语权重，本地采购在所难免。可是，本地采购产品品质无法保证，数量无法审计，金额无法监管。以次充好、降低等级、揩油回扣时有发生。最终损害的是品牌的形象和公司的利润。

　　怎样才能把集中采购和本地采购很好的结合在一起，各地既能根据实际情况具有一些灵活度，总部又能清楚知道每一笔钱都花在什么地方呢？

　　2．混乱的管理流程：如何全面了解采购资金占用？

　　对于不同的品种，经理们有不同的权限。日常采购分店经理批准即可，特殊需求要递交到采购部，甚至有些东西需要获得总经理的同意。内部流程漫长，签字、审批、传真、电话逐级上报，拖沓、扯皮、等待时有发生。尽管如此，集团总部还不一定了解当前的物料需求和采购情况。哪些申请已经批复？哪些物料已经收到？哪些还在等待途中？怎样给总经理一个清晰的资金占有报表？

　　3．棘手的成本控制：如何减少系统性损耗？

　　每年，集团总部都会给采购部门下达成本降低目标。问题是怎样才能知道哪些单品原材料具有降价空间？哪个分支机构的成本控制经验可供借鉴？某项单品各地有各自的采购价格，哪个单位采购价格最低？平均采购价多少？市场价如何？

　　电子采购系统带来的改变

　　电子采购系统（EPS：Electric Procurement System）是一种基于互联网的新的采购模式，把集团总部、分公司、连锁店、供应商、物流中心等团队放在统一的管理平台上。通过这个方案，连锁集团通过先进的电子采购流程代替手工过程，对下属所有门店的采购行为进行监控，并可以准确记录原料的采购流动轨迹，提高采购流程的透明度。同时，应用于危机管理，如果出现突发事件，及时冻结相关供应商的相关或全部批次的产品，减少企业损失，及时追溯责任人。

　　海外餐饮企业采用电子采购管理模式监管下属分店（直营店及加盟店）的日常采购原料的申请、审批、入库、盘点工作。何时、何地、向哪个供应商购买了什么产品，数量、品级、价格等信息，总部管理职能机构可以实时查阅了解并进行监督。

　　1.降低采购成本和管理成本

　　把集团下属分支机构的采购需求整合在一起，公司具备了和供应商谈判的筹码。每一单品通常会选择两到三家供应商，下属单位的采购需求经过审批流程，直接发送给供应商，并由供应商直接送货至使用单位。这样，节省了总部的仓储空间和物流成本。定期通过网络进行公开招标，公司可随时引进新的供应商，也降低了串标的可能性。

　　而且，所有流转单据由互联网完成，节省公司大量商务成本，包括电话、传真、纸张费用等。随着数据的不断累积，公司掌握各种单品在不同时期、不同位置、不同分公司、不同供应商的价格信息，有利于开展有针对性的成本节省运动。

　　2．透明的采购过程：总部实时了解所有采购细节

　　传统采购模式下，采购运营存在一些黑箱。地方上发生什么支出，是否选择公司认可的供应商，采购价格是否合理，采购过程有无漏洞，很多环节总部无法控制。

　　采用EPS电子采购进行流程控制，远程连锁店或加盟店有自己的采购权限，可以在一定范围内选择供应商和采购价格。但审批流程自动送达总部，采购总监对品种、数量、价格等细节一清二楚。制度上阻塞了暗箱操作的可能性，透明和公平就能够体现。

　　3.供应商主动维护采购单品价格

　　大型连锁集团采购品种少则数千种，多则上万种。单品的采购价格变化多半是由采购部门的采购专员维护。当供应商价格有任何变动，第一时间获得信息的不是公司总经理或者采购总监，而是采购专员。

　　电子采购系统创造性地提出让供应商维护单品价格信息的策略。价格变动由供应商提出，经公司审批通过生效。一是降低了采购部门的工作量，更有精力时间进行成本控制，二是提高了价格变化的透明度，让公司第一时间获得降价的好处。

　　4.公开招标，供应商背靠背比价

　　当集团总部有了新的采购需求，最麻烦的事情是选择新的供应商。因为信息不对称，或者资源能力有限，采购部门询价只在小范围流传，采购需求往往只有少数供应商知晓。如果供应商结成价格同盟，公司往往蒙受损失。

　　在新的EPS模式下，公司把购买需求发布在采购平台上，例如，公司拟购买规格为500毫升的矿泉水供50个店面使用，预计每天每店用量200瓶，有意投标者可通过EPS平台将供应商信息、联系方式、资质、价格等提交总部审核，规定一个截至期限统一开标。

　　公司目前的几百个供应商每天都要通过EPS平台接收订单，所以很容易就有几百人知道公司需求。也许张三是牛肉供应商，并不做矿泉水的生意，但可以把这个消息告诉他的朋友李四，李四提供有竞争力的产品和价格。则当前的矿泉水供应商的价格联盟不攻自破。

　　另外，公司审计部门可组织调查员，定期不定期的对采购产品进行抽样调查，获取市场信息。通过市场价格和采购价格的比较，公司可进行有效监管和控制。

　　5.危机管理，应对食品安全突发事件

　　电子采购管理模式也可以应用于危机管理。一旦出现突发事件，可以根据采购明细记录在第一时间冻结相关供应商的相关或全部批次的产品，首先避免问题的扩大化，减少客户和企业损失，然后，处理问题，根据记录及时追溯责任人（如图所示）。

　　利用电子采购系统破解原料奶收购监管难题

　　考虑借鉴EPS模式应用于奶站日常管理。假设蒙牛建立一套基于互联网的电子采购管理软件平台，并且重新整理奶站日常原料奶的检测和收购业务流程。通过系统记录奶站的每一次收奶行为。这样，散布于各地的4000家奶站在什么时间、向谁、收购了多少原料奶、原奶的检测数据和质量等级，总部可以随时了解。而且，相关信息可以共享给政府监督监管部门及第三方利益相关者（如消费者利益团体、大客户等）查询。

　　只有严格的监管体系才能保证食品安全。据了解，国内负责任和有远见的企业，已经开始着手考虑加强相关的制度和系统建设，从源头上加强监管。相信消费者可以在厂商和供应商的自律中获得真正安全的消费体验。

　　作者单位 南开大学国际商学院