悠会网打造全球“会务超市”

　　从会议策划到预定场地、安排食宿、选择交通工具，筹备一个普通会议往往至少需要一个月的准备期。如果要准备一个大型的国际会议或大型论坛，从选择场地、策划、会议邀约、会议安排、现场搭建、现场管理更是需要提前半年甚至一年来进行准备。然而现在有这样一个网站，它让办会变得像超市购物一样简单：定会场、定住宿、定机票、租车、会议网站搭建、会议宣传、会议邀约、会议现场管理等一系列的会务工作全都可能在一天的时间内轻松搞定，这就是悠会网。

　　悠会网CEO黄刚伟把这样的平台称为“会务超市”，他表示，传统的会务模式已经不能适应行业的发展需要，而新的模式将让会议服务变得更加透明和便捷。

　　市场唤出悠会网

　　黄刚伟的第一个创业公司IMC，专业为500强企业做市场营销、策划、战略咨询的企业，已近十年。

　　谈及创办悠会网的初衷，黄刚伟说，2011年在跟多家500强企业客户的高管沟通过程中，他发现众多企业在会议解决方案方面都存在困惑，之后便开始关注会务市场。IMC组建了一个专业研究团队，通过大量专业的市场调研和分析发现：国际上，会务已经发展到一个比较成熟的阶段，逐渐呈现出整合的趋势。而国内会务水平却跟不上会议行业的发展，如服务不清晰、价格不透明、供应商参差不齐、整体服务能力弱、专业团队少等等。据国家会务行业白皮书统计显示，国内会议业每年拥有近一万个亿的产值，会议需求的消化却缺乏力度和专业体系。IMC分析认为，未来会务行业的发展趋势一定会接近国际发展趋势，走向整合的道路，提供出更好的会务解决方案。

　　一方面，旧的会务模式中，服务的专业度不够，价格不透明，容易滋生灰色地带，导致承办大型国际会议的信任度较低。例如，订一个酒店房间，通过携程等网站就能大致了解市场价格和服务标准，但是订一个会议场地或找一个好的会议服务供应商却没有多少相关信息可查。另一方面，酒店等会议场地的供应商、优质的会务服务供应商也在烦恼如何把自己的信息发布出去，获得为更多企业提供服务的机会。另外，会务服务市场的价格制定标准混乱，没有一个公开的平台可以进行查询和规范，致使会议需求方难以判断和选择。

　　供需双方信息的不对称和中间沟通环节的纷繁复杂等问题都阻碍了会务业的发展，市场已经在呼唤一种更加便捷、透明、专业的服务模式出现。于是，以整合会务行业各个层面资源、提升整体服务能力、服务会议主办者为己任的悠会网应运而生。

　　整合会务产业链条的综合服务平台

　　悠会网是服务会议主办者各个层面会议需求的综合电商服务平台，同淘宝、携程等电商平台不同，悠会网主要进行B2B的服务。简单来说，悠会网整合会议服务各环节的供应商资源，在平台上发布会议场地、设备以及各项服务的价格等信息，办会者通过筛选这些信息，在线完成各项会务预定和付款。

　　具体地说供应商通过悠会网发布的信息不是简单地只介绍会议室大小和价格，而是涵盖主办一个高质量会议所需的各环节服务信息，包括会议室允许的摆放方式、适用的人数规模、现场音响、投影等设备情况、灯光、背景布置情况；场地方的住宿餐饮条件、娱乐设施；以及会议的邀约、宣传及流程管理等服务性内容；甚至包括会务机票、用车、会议旅游、会议礼品等一系列延伸服务信息和收费标准等内容。悠会网就是整合整个会务服务产业链条的平台，为用户提供可自主组合配置适合自己需求的会议解决方案。会议主办者通过悠会网可以很轻松了解到满足自己完整会议需求的服务有哪些，然后根据具体的会议需求计算出会务预算，并且通过网站进行在线预定和付款或者通过电话客服完成预定。

　　一般中小规模的会议，用户通过线上的预定就能完成会务“采购”，而针对大型会议，悠会网拥有专业的会议服务系统，帮助会议进行专业的营销与推广，将众多筛选后的优质服务供应商提供给用户选择。悠会网还组建了一支专业的会展策划执行团队，可以提供会议策划、现场执行、会奖旅游、参会者邀请等更加全面的服务。

　　“从悠会网的名字，就可以看到我们想传达的是一种让办会变得悠闲、轻松、快乐的服务模式，这也是我们悠会人的人生态度。” 黄刚伟解释道。

　　颠覆传统会务模式

　　悠会网是继国际会议管理公司Cvent后，适应中国会务市场特点的专业会议管理公司的典型代表，全面满足中国企业的国内外会议需求和国外企业进入中国办会的需求，是会议综合解决方案提供商。这种全新的服务模式为中国会务产业带来了崭新的变化，是对传统会务模式的一次彻底颠覆。

　　首先，简化流程，节约时间。传统的会议服务方式往往是通过面对面的商谈进行的，而且需要涉及众多环节的不同供应商，会议主办者需要花费很多时间去筹备协调会议的各个环节，以及商谈各项服务价格。而通过悠会网的整合服务模式，能够大大简化这个过程。网站系统提供专业的搜索，帮助用户便捷地筛选用户需要的服务与价格；选择几家酒店进行综合对比，也可以选择多个会议服务商的综合对比，制定适合自己的会议需求，筹备普通的中小型会议可能只需要不到一天的时间就能在线完成，大型会议可以依托悠会网的在线服务系统制定全程的安排计划，从而大大节省用户的时间，让会议的每个环节都可以清晰把控。

　　其次，价格信息更透明，更优惠。供应商把各类服务价格发布在网站上，这就容易形成较合理和公开透明的市场价格。而且专业的供应商评估体系能帮助用户更好地了解各供应商的服务水平、价格、设施等状态，更有效的筛选适合自己的供应商。

　　第三，用户评价体系监督服务质量。每次办会之后，用户可以通过悠会网的评价系统点评供应商的设备或服务的质量，分享办会体验，这不仅是对供应商服务质量的监督，也给之后的办会者以清晰明了的参考。“现阶段国内电商已发展到一个相对成熟的阶段，从各种模式的发展中我们也可以吸取教训和学习优秀的经验。例如，我们注意到一些团购网站失败的主要原因就是因为追求量化但不注重产品质量的把控，得不到可持续性的发展。因而评价体系的建设对这种新的会务模式的持久运营是很有意义的。” 黄刚伟说。

　　最后，黄刚伟提到这也是最重要的一点：“悠会网的愿景是做全球顶级的会务整合运营商，在行业中提出了‘会务超市’的概念。我们是第一个吃螃蟹的人，这不仅需要投入很大的人力物力，而且还需要克服很多的技术难题，应对团队架构等问题。这些都是没有先例可以借鉴的。”

　　用户看到的是一个很简单的网站平台，然而支持这个平台的正常运转，背后需要一系列错综复杂的软件系统支持。例如CSM供应商平台，供应商在平台上发布信息，并实时查到用户的预定信息、处理结算情况，真正通过专业系统帮助用户与各个供应商迅速建立起最方便快捷的沟通渠道，大大提升会议举办的效率与效果。

　　会务整合服务平台模式的可行性和初期目标

　　对于这样的一个平台模式来说，Cvent已经成功，这更充分的验证了会务整合服务模式是符合市场需求与发展趋势的。中国会务市场需求巨大，各类会务服务商资源丰富，市场的培育和成熟只是时间问题。真实的市场需求和趋势，坚定了黄刚伟对悠会网模式可行的信心。

　　悠会网于2012年3月启动，组建团队、研发各种支撑软件系统、整合供应商资源，逐渐夯实基础。目前，悠会网的服务还没有全部在网站平台发布，但已经整合了5千多家供应商、2万多个会议室，到2013年底计划完成1.5万家供应商的合作，提供7万个场地。此外，悠会网的会议服务管理系统、会议营销系统、会议流程管理系统、呼叫中心、机票预定、租车、会议旅游、海外供应商等项目已经在全面的开发整合中；悠会网的线下团队也在紧锣密鼓地扩建，以支撑更多高端用户的会议现场服务需求，加强合作供应商的整合管理。

　　值得一提的是，2012年悠会网已经成为世界顶级国际会议协会ICCA的会员单位，并获得2013年规模盛大的ICCA全球年会的筹办组委会成员资格。悠会网计划到2014年底整合海外130多个国家的供应商，而今年他们也将迈出海外拓展的第一步——在加拿大成立分公司。

　　悠会网还没有进入大规模运营，就能够通过严格审核成为ICCA会员，正是因为会务整合平台的创新模式和专业能力得到了ICCA和业内高层领导者的认可。而悠会网的目标也是致力于全球的会务整合，不仅能够满足国内业务需求，也能够成为承办国际会议，以及国内企业、机构到国外办会的最可信任和便捷的一站式服务平台。