美军档案工作新动向

　　●马爱华

　　在美国,档案是经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用,并业已藏入或者已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。随着战争形态由机械化向信息化的转变,军事档案工作在军事斗争中发挥着愈来愈重要的作用。美军作为当今世界军事变革的“领头羊”，近年来明显加大了档案工作的建设力度，旨在建立信息共享、检索便捷、安全可靠、运转高效的分布式档案信息系统，为作战指挥、科研试验、战略决策提供相关服务。

　　一是有计划地实现档案信息数字化。美军充分利用多媒体技术、光盘与缩微技术、数字化信息传播技术，实现档案文献的数字化。同时大力加强数据库建设，不断丰富档案信息，实现传统档案载体与电子档案载体的双重管理。二是积极开展档案管理自动化。研制、修改、完善和推广相关软件系统，同时将现代管理方法，如质量管理、目标管理、系统管理等方式方法引入档案管理工作，积极为档案管理自动化创造条件。三是逐步实现档案服务网络化。在各立档单位开展档案信息网络化建设，打破各系统信息服务的界限，努力实现档案信息的跨级别、跨地区数据存储、处理、检索、传输、交流和资源共享。四是注重标准规范建设。美军认为,标准规范是档案管理的“交通规则”。只有事先制定好了标准和规范，才能保证资源标识的同一性、数据格式的通用性。为此，美军近年来抓紧制定相关法律法规和有关技术标准，陆续出台了电子文件存储格式标准、档案分类标引、档案整理技术规范、数据库结构与著录格式、电子文件交换格式等标准规范，有效确保了各种载体的档案标准统一、为各部门之间的数据无障碍交换打下了扎实基础。

　　美军过去的档案工作主要是为史实考证、编史修志提供依据。但美军近年来转变了看法，认为档案工作只有紧贴军事变革实际，实现由收集、整理等基础性工作向鉴定、分析等高层次研究工作的转变，才能充分发挥档案工作的潜在价值。为此，美军十分注重档案资源的系统整理，坚持定期对档案价值进行鉴定，对过期档案进行处理。美军档案的立卷方法多种多样，大体上有两种：一是按一定特征（作者、时间、种类、编号等）组卷装订。二是散装，分类装入卷夹，一件一夹或一夹数件。在鉴定方法上，成本观念强，首先考虑档案今后的使用量是否值得政府花费资金保存。保管期限也分得较细，有1年、2年、25年、100年，甚至 3个月、6个月等十多个等级。同时美军采用各种情报分析方法对档案资源进行内容上的去粗取精，去伪存真的分析，以使分散、无序、游离的档案信息形成系统、完整、精炼的情报，从而拓展档案信息的应用空间，为作战理论创新、发展武器装备、改革体制编制以及科学决策提供必要的信息支持。