制度制定：细节决定成败

　　制度制定：细节决定成败

　　□ 本报记者 陆占奇

　　《HR管理，须防规章制度风险》一文在本栏目刊出后，部分读者或来信或来电话，对用人单位规章制度制定、修改过程中的民主程序进行了多方面探讨并提出了一些新的问题，比如，人数较多、地域分布广泛的企业如何进行平等协商，怎样对规章制度进行公示才算告知了劳动者等。

　　我们感谢读者的热心参与，同时也深深感受到读者的厚爱和支持，确信给读者提供个性化的解答是本栏目必须坚持的发展方向。我们将读者提出的问题转交给业内资深人士，易才集团市场总监与人力资源研发中心主任翟继满、北京经济技术开发区劳动争议仲裁委员会仲裁员曹睁、北京蓝鹏律师事务所律师马国华给出了精彩的解答。我们将相关内容编辑成本期内容，以飨读者。

　　全员书面征求意见也是“平等协商”

　　翟继满：在制定规章制度时，如果企业没有工会，可行的选择是召开全体职工大会、成立职工代表大会，同职工代表“平等协商确定”。不过，对于企业特别是那些人数较多、地域分布比较广泛的企业来说，召开职工大会、职工代表大会会比较繁琐，不妨考虑全员书面征求意见“平等协商”的做法。也就是说，向所有的员工发出书面通知，附上企业规章或者重大事项，请员工阅读并签字确认（包括意见或者建议）；新入职的员工，可在入职后上岗前的“新员工入职培训”环节予以阅读确认（包括意见或者建议）。

　　反馈职工意见要及时并留书面记录

　　翟继满：如果一项规章制度已经确定并开始实施，新进厂职工对此项制度有意见，要求修改，目前理论界、实务界都有较大分歧。这涉及到《劳动合同法》第4条中的“平等协商确定”释义问题，也就是“平等协商确定”的含义到底是“职工代表或者工会同意”方可确定（共决），还是只要企业方履行了“告知”义务并“听取了意见建议”即可确定（无须职工代表或者工会同意，即共议）。这个难题估计要交给今后的劳动争议仲裁来解决。但是用人单位应当未雨绸缪，及时履行告知义务、书面征求意见并形成书面记录。除此之外，对于职工提出的意见或者建议（包括要求修改的意见），不论是否接受，都应当给予书面答复并形成书面记录，要求相关职工签字。假如用人单位有必要觉得修改，那就要按照《劳动合同法》的规定对其他所有职工都再进行一遍前文所讲的民主程序。

　　修改规章制度应有据可查

　　马国华：新进厂职工对制度有意见，或者经过一段时间的实践，雇主与职工任何一方发现原有制度需要变更，也是允许修改的。但是规章制度的制定是经过一定的程序完成的，修改也必须经过一定的程序进行。《集体企业法》、《乡镇企业法》、《公司法》和《工会法》都规定了企业制定涉及职工重大利益的事项要征求工会或职工代表的意见，在修改程序上也要遵守上述程序。

　　履行送达义务是公示的核心

　　翟继满：规章制度的公示有很多方法，比如张贴在办公场地出入口、电子邮件群发告知、全员培训宣讲等。公示的目的或者法律结果应当是“送达”。这里的问题是，如果发生劳动争议时要有合法有效的证据证明用人单位对规章制度进行过“公示”以示“送达”。一般来说，电子证据效力较低，张贴方式有“不便举证”的缺点。我认为比较可行的做法就是进行当面宣讲培训（有书面记录）、书面阅读确认（含意见建议），对于不能够当面接受宣讲培训或者当面阅读签字确认的，应当注意使用国有邮政机构的挂号信或者EMS履行送达义务。

　　“送达”要注意公示和告知的区别

　　曹睁：《劳动合同法》第4条第4款的规定为用人单位规章制度的生效设定了一个程序性要件，在劳动争议仲裁案件中，如果用人单位不能证明已经履行了规章制度的公示或告知义务，该规章制度将被认定为无效。同时，该条款也赋予了用人单位一个选择的权利，那就是既可以选择公示的方式，也可以选择告知的方式“送达”。

　　“公示”面对的是用人单位的全体职工而非个别劳动者，只要在一个合理的时间里，将需要公示的内容展示在一个可以供劳动者查阅的平台上即可。通常的做法是：将书面文件张贴在公告栏，公布在公司内部局域网，放在人力资源部门随时查阅等等。为了便于在出现争议后能准确确认公示的有效性，建议将公示的期限和方式约定在《劳动合同》或《集体合同》中，并在每次公示时留有足以证明已按照合同约定履行公示义务的证据材料。公示不要求每一个劳动者都签字确认，但公示的时间长短和公示内容放置的地点要能保证被用人单位的所有职工较易取得或查阅到。

　　“告知”面对的是个别的劳动者，通过某种形式将告知内容展示或传达给具体对象，以便于职工了解和遵守。通常的做法是：作为《劳动合同》附件约定在《劳动合同》中，或者使用书面文本的送达，电子邮件、电话，甚至是口头形式。

　　用人单位要证明已履行告知义务，必须有证据证明当事人已被告知，而劳动者的签字确认是最直接有效的证据。由于《劳动合同》的变更必须经双方协商一致，笔者不主张将规章制度作为《劳动合同》的附件告知劳动者。通过内部培训，并做好培训的签到记录工作，是履行规章制度告知义务的较为方便灵活的做法。需要注意的是，签到记录中应当写明培训的规章制度的准确名称和版本号，员工务必是本人签字。

　　用人单位可以根据本单位的实际情况和规章制度的性质选择上述两种方式，确保规章制度有效。