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解读ERP决策中的“盲点”

  解读ERP决策中的“盲点”

  ■ 文/沈俊杰

  越来越多的企业使用ERP,但真正对ERP的选型和应用报有正确观念的企业和管理者却并不太多,所以,就会造成决策中有很多“盲点”。笔者以在企业信息化领域中多年的经验,来分析其中的一些问题点,让正在选型或已经应用了ERP的企业能有所启发。

  选型阶段

  当一个企业在ERP的选型阶段,必定会有多家不同的软件厂商来参与竞争,经过一段时间你来我往的“作秀”,企业已经眼花缭乱,对产品已经分不清优劣,忘记了自己的“关键需求”是什么,在这种情况下,要求软件厂商报价,让软件厂商打价格战,企业也趁机压价,最后往往是选择价格适合、但软件并不适用的厂家。这样的ERP项目,失败的风险相当大。所以选型的时候“关键需求”一定要把握住。

  另外一种情况是,很多企业没有应用过ERP,或者应用ERP失败过,又或者是ERP推动者不愿意承担责任,抱着“试试看”的心理来选型。让某些不负责任的软件厂商抓住了企业的这种心理,要么告诉你保证你成功,要么告诉你说我免费提供软件给你试用,不成功不用花成本。真的是这样吗?可以说,没有哪个软件厂商敢这样保证,即便是全球顶级的ERP软件SAP,没有一个软件厂商会把项目成功写进合同,不成功就以几倍的成本做出赔偿。因为项目成功涉及的因素很多,不是某方面来决定的。另外,所谓的软件免费使用其实也是满足企业的求稳心理,企业应用ERP过程中,最大的成本并不是软件成本,而是顾问费用和与之配套的硬件、人工成本、机会成本。企业一旦上了“贼船”,恐怕是很难下来,只有乖乖地掏钱出来,否则被“威胁”说做不好是企业不愿意投资。“天下没有免费的午餐”这句话永远都是对的,企业别被这些小利蒙蔽了眼睛。一次失败如果说还有机会重新再来,如果跌倒两次,对企业的打击可以说是致命的,以后都不敢有人再提上ERP的事了。企业上ERP是一件很重要的事情,牵涉到企业的方方面面,关系到企业管理水平和竞争力的提升,一旦下定决心要做,就不要以“试试看”的心理来做,要有破釜沉舟的决心来推动,而且在项目推行过程中,“强势”推导,铲除一切阻力;这样项目才能得到成功。可以想象,如果决策者以“试试看”的心理来做,下面具体做事的人能全情投入吗?要知道,ERP项目推行过程中,具体做事的工作人员既要做目前已经在做的工作,还要配合ERP进行大量数据的收集整理和输入工作,如果所做的工作只是为了做个尝试,肯定谁都不会认真去做,结果也可想而知。这样的“尝试”能作为判定未来ERP能否成功应用的依据吗?

  实施阶段

  在ERP的实施阶段,企业决策层应该有清醒的目标,上ERP究竟是要改善什么?提高什么?达到怎样的目标?笔者曾经调研过一个企业,在启动ERP项目的时候定了很多目标,其中一个目标是降低库存,在实施ERP一年后,库存不降反升,在得知这个情况后,企业的一个股东就发出感叹:原来我们的钱全部堆在仓库里!确实如此,很多企业在应用ERP的时候存在很多的期望,时间一长就忘记了,只要某些方面能够得到改善,就不再去检讨之前定下的目标了。其实这家企业的问题并不难解决,后来了解情况以后才知道问题出在PMC部门,PMC作业人员将ERP的一个参数设错了。在MRP运算的时候,会考虑安全库存和经济批量,PMC在设置这些值的时候,只考虑了确保生产不停线,没有考虑降低库存的要求,因为是ERP自动计算需求,计算出来后也不去核对,结果是仓库的材料都堆不下了。所以,ERP是个工具,用得好会帮企业带来极大的效益,用得不好反而会带来损失,企业在实施ERP的过程中,首先别忘记初始的目标,用来作为企业努力的方向,在达成这些目标后,更加应该细化目标和提出更高的目标,让ERP充分发挥它的作用,也许在做这些的时候还需要再投资,如果在分析投资回报率后,发现回报率很高,还是值得去做的。

  其实,很多企业在涉及到ERP项目的投入时,首先会考虑要用多少钱,而没有考虑会产生多大的效益。

  有一家做塑胶产品的企业,他们在应用ERP标准功能后,发现ERP计算出生产计划后,还需要人工操作注塑机发指令,这样不仅效率低,而且存在错误发指令的风险。于是就向软件公司提出想法,并投入了一些资金,开发出ERP与注塑机之间的接口程序,让ERP的指令直接发送到注塑机,要生产什么产品、生产数量,需要投入多少材料、材料种类等全部自动控制。效益包括节省了人力、节省了大量纸张、减少了材料的浪费、提高了效率。投入的资金从节省的人力上一年就完全可以收回了,其他的都是收益,尤其从长远来看,投资回报更加可观。

  有些企业在应用了ERP后,会陷入“痴迷”状态,把企业的方方面面都用信息化手段来管理和控制,这是一种境界,因为这些企业已经尝到了“甜头”,不过,在此还是提醒这些“痴迷者”,要充分考虑信息系统的“一体化”,千万别让信息系统每个部分成了“信息孤岛”。

  某公司购买了ERP系统、PDM系统、HR系统等多个系统,由于每个软件的厂商都不同,数据集成就成了一大问题,PDM系统的产品结构数据无法导入到ERP系统中,每次都需要将在PDM中做好的产品结构数据让文员在ERP系统中再录入一次,这样不但效率低,浪费了很多时间,而且由于录入过程中难免出现错误,文员对产品结构又不是非常懂,导致ERP的数据与PDM数据不一致,为了解决这个问题,公司专门招募一个人来核对BOM。(后来此公司怀疑应用了ERP是否真的能节省人力?)这样问题少了很多,但是否真正解决问题了呢?答案显然是不可能解决,我们知道,现在企业所开发的产品并非开发一次长期使用,而是相反,产品的生命周期非常短,新产品的开发层出不穷,当然设变也就特别的多,企业根本无法这么快速的反应,将大量设变的资料及时更新到ERP中去,然后再反应到生产等环节。可以想象,不要说大量的设变信息没有被传递到生产和物控环节,就是一个信息没传递过去影响也是很大的,小则订错材料,积压资金或报废材料产生损失、交期损失,大则生产出一批批客户不认可的产品,损失的不仅仅是生产产品所需要的材料人力及其他费用,还有客户对企业的信任,这个问题小则通过公关可以解决,大则丧失客户。谈到这里可能有人就站出来反对了,因为现在也有专门做软件系统集成的公司,他们可以结合多个软件来做接口。暂且不说这家公司对每个系统的逻辑是否清楚,接口是否真的“无缝”。即使真的“无缝”连接,以后还是会出问题,因为软件版本都在不断升级,一旦升级系统这个接口很可能就不能用了。

  这里有个案例,一家企业用了ERP系统,需要开发一些个性化报表,可能觉得ERP厂商的报价贵了,然后请当地的一个软件公司开发了一些外挂报表,花了几万(其实可能比原软件厂商价格更贵),结果ERP升级后就用不了了,所开发的外挂报表一个都不能用了。多个不同厂家的系统,在出现问题后的沟通协调工作量也很大,出现问题有可能互相推托,这样解决问题的效率也会非常低。所以建议企业在选择软件产品时,优先选择同一家厂商的产品,不仅可以获得更加优惠的折扣,还可以享受“一体化”集成带来的诸多好处。

  企业ERP决策中的“盲点”很多很多,不可能在文章中全面列举,仅以笔者所见所思来表述,希望能给企业管理者提供参考。

  作者单位 广州神州数码管理系统有限公司

  本栏目编辑 程丹丹

(责任编辑:陈天晗)

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